Projekterfolg durch realistisches Erwartungsmanagement

“Fertigstellung am besten bis gestern”

Lese­dau­er: 4–5 Minuten

Spä­tes­tens beim Abschluss eines Kun­den-Pro­jekts wird klar, ob Agen­tur und Kunde die glei­chen Ziele ver­folgt haben. War dies nicht der Fall, ist mit gro­ßer Wahr­schein­lich­keit kei­ner der Betei­lig­ten wirk­lich zufrie­den mit dem Ergeb­nis. Damit diese Ent­täu­schung gar nicht erst auf­kom­men kann, ist ein gemein­sa­mer Kon­sens über gegen­sei­ti­ge Erwar­tun­gen von hoher Bedeu­tung. In die­sem Arti­kel geben wir einen Ein­blick, wie wir bei Lichtblick mit die­ser Her­aus­for­de­rung umge­hen und auf was es dabei im Pro­jekt­ma­nage­ment ankommt.

Risiken minimieren

Eine der wich­tigs­ten Auf­ga­ben des Pro­jekt­ma­nage­ments in Agen­tu­ren liegt darin, mög­li­che Risi­ken wäh­rend des Pro­jekt-Pro­zes­ses zu mini­mie­ren und eine ver­trau­ens­vol­le Koope­ra­ti­on zu ermög­li­chen. Zu mög­li­chen Risi­ken gehört zum Bei­spiel auf­kom­men­de Unzu­frie­den­heit wäh­rend des Pro­jek­tes auf­grund schlech­ten Zeit­ma­nage­ments oder anders erwar­te­ter Ergeb­nis­se. Diese Unzu­frie­den­heit kann durch gute Kom­mu­ni­ka­ti­on jedoch von vor­ne­her­ein ver­mie­den werden.

Agiles Projektmanagement

Zu Beginn eines Web-Pro­jekts bei Lichtblick, werden die Leis­tun­gen und Pro­jekt­zie­le in einem Angebot über­sicht­lich auf­ge­lis­tet und die Pro­jekt­pla­nung dar­auf basie­rend vor­ge­nom­men. Noch unklar ist zu die­sem Zeit­punkt, wie die genaue Aus­ge­stal­tung von bei­spiels­wei­se der neuen Web­site aus­sieht (Ziel­grup­pe, kon­kre­te Inhal­te, Pro­zes­se). Des Wei­te­ren kön­nen, the­ma­ti­sche Schwer­punk­te im Rah­men des ver­ein­bar­ten Auf­wands (z.B. Ana­ly­se Ziel­grup­pe, Bera­tung Posi­tio­nie­rung, Unter­stüt­zung Pro­zess­im­ple­men­tie­rung) jus­tiert werden. Jedes Pro­jekt ist letzt­end­lich indi­vi­du­ell und die genaue Aus­ge­stal­tung kann nach Bedarf in gewis­sem Umfang ange­passt werden. Dies ist ein Aspekt des bei uns prak­ti­zier­ten agi­len Projektmanagements.

Kick-Off als Basis für das Projekt

Ist das Angebot vom Kun­den unter­schrie­ben und das Pro­jekt beginnt, werden im gemein­sa­men ers­ten Kick-Off die Erwar­tun­gen der Teil­neh­mer abge­gli­chen, um so den Pro­jekt­er­folg und die Zufrie­den­heit sicher zu stel­len. Diese erste, aus­führ­li­che Kom­mu­ni­ka­ti­on bei­der­sei­ti­ger Erwar­tun­gen ist für den Ver­lauf des Pro­jek­tes essen­ti­ell. Wie solch ein Kick-Off aus­sieht und was das Ergeb­nis für das nach­fol­gen­de Erwar­tungs­ma­nage­ment bedeu­tet, erklä­ren wir im Folgenden.

    1. Gan­zes Pro­jekt­team einbinden
      Im ers­ten, gemein­sa­men Pro­jekt-Kick Off sind alle Pro­jekt­be­tei­lig­ten ein­ge­bun­den. So kön­nen die ver­schie­de­nen Per­spek­ti­ven und Ansprü­che auf Kun­den- und Agen­tur­sei­te gemein­sam dis­ku­tiert werden und es kommt spä­ter nicht zu bösen Über­ra­schun­gen, weil Ver­ant­wort­li­che ihre Mei­nung nicht kund­tun konn­ten. Grund­sätz­lich gilt: Der Kunde kennt die eige­nen Ziel­grup­pen, Pro­zes­se und Bedürf­nis­se am bes­ten, daher wollen wir als Agen­tur den größt­mög­li­chen Ein­blick erhal­ten, um die Chan­ce für ein beson­ders erfolg­rei­ches Pro­jekt zu erhöhen.
    2. Erwar­tun­gen kommunizieren
      Im Rah­men einer Vor­stel­lungs­run­de notiert im Kick-Off jeder Teil­neh­mer seine Erwar­tun­gen an das Pro­jekt und stellt diese kurz vor. So erfah­ren wir als Pro­jekt­team von Lichtblick wich­ti­ge Details über den Wis­sens­stand der Teil­neh­mer, deren Rolle im Pro­jekt­team des Kun­den, per­sön­li­che Inter­es­sen und Schwer­punk­tes owie Kri­te­ri­en für den (Miss-) Erfolg des Projekts.
    3. Erwar­tun­gen festhalten
      Ein nicht unwe­sent­li­cher Punkt für ein rea­lis­ti­sches Erwar­tungs­ma­nage­ment ist die aus­führ­li­che Doku­men­ta­ti­on der Erwar­tun­gen zu Beginn des Pro­jek­tes. In digi­ta­len Work­shops nut­zen wir dafür ein Online-White­board Tool, in dem alle Betei­lig­ten selbst­stän­dig Bei­trä­ge erstel­len und sor­tie­ren kön­nen, sodass im Ergeb­nis eine gemein­sa­me Über­sicht ent­steht. Fin­den die Work­shops in Prä­senz statt, kommt stets unser Metho­den­kof­fer mit ver­schie­de­nen Mate­ria­li­en zur Doku­men­ta­ti­on zum Ein­satz. Die visu­el­le Dar­stel­lung der Erwar­tun­gen hilft dabei, sich auf die wirk­lich wesent­li­chen und rea­lis­ti­schen Ziele zu eini­gen und diese im Zwei­fel im Anschluss nachzuschärfen.
    4. Sor­tie­ren und diskutieren
      Im Dis­kus­si­ons- und Doku­men­ta­ti­ons­pro­zess über­neh­men wir die Mode­ra­ti­on und hel­fen dabei, die Erwar­tun­gen zu sor­tie­ren und mög­li­che Miss­ver­ständ­nis­se aus dem Weg zu räu­men. Beson­ders wich­tig ist auch die Prio­ri­sie­rung der Erwar­tun­gen und Pro­jekt­zie­le. Was ist pro­blem­los umsetz­bar? Wel­che Vor­stel­lun­gen kön­nen im geplan­ten Zeit­raum rea­lis­tisch umge­setzt werden? In der Regel werden die ein­zel­nen Erwar­tun­gen gemein­sam nach der Ampel-Logik in drei Kate­go­rien sor­tiert:
      Grün: Diese Ziele werden in den Work­shops oder im spä­te­ren Pro­jekt­ver­lauf berück­sich­tigt.
      Oran­ge: Im Rah­men des Pro­jekts werden Ein­bli­cke in die­ses Thema gege­ben aber die Aus­ar­bei­tung und Umset­zung müss­ten in einem eige­nen Pro­jekt­rah­men statt­fin­den (z.B. SEO-Stra­te­gien, KPI-Kon­zep­te zur Per­formanz­mes­sung)..
      Rot: Diese Themen oder Erwar­tun­gen kön­nen und sol­len im gegen­wär­ti­gen Pro­jekt nicht erfüllt werden.
    5. Glei­che Ausgangslage
      Ziel des aus­führ­li­chen Abgleichs von Erwar­tun­gen aller Pro­jekt­be­tei­lig­ten ist ein gemein­sa­mer Kon­sens auf dem die nach­fol­gen­de Pro­jekt­ar­beit basiert. Die­ser ist aus­schlag­ge­bend für eine ziel­ge­rich­te­te, effi­zi­en­te Kom­mu­ni­ka­ti­on wäh­rend des gesam­ten Pro­jekts. Wenn die Pro­jekt­ma­na­ger auf bei­den Sei­ten wis­sen was von­ein­an­der erwar­tet wird, sinkt das Risi­ko für Kon­flik­te, Miss­erfol­ge und Unzufriedenheit.

Fazit: Kommunikation ist Key

Bei uns gilt nicht nur für den Kick-Off Work­shop: Keine Angst vor zu vie­len Fra­gen! Gera­de zu Beginn des Pro­jek­tes kann es nicht “zu viel” Kom­mu­ni­ka­ti­on geben, son­dern nur “zu wenig”. Für alle Betei­lig­ten wird die Zusam­men­ar­beit ange­neh­mer, wenn sie wis­sen, was sie erwar­tet. Wir gehen indi­vi­du­ell auf den Kun­den ein und for­mu­lie­ren gegen­sei­ti­ge Erwar­tun­gen schon ganz zu Beginn. So gehen beide Sei­ten nur Ver­spre­chen ein, die sich auch hal­ten kön­nen. Im wei­te­ren Pro­jekt­ver­lauf werden Abläu­fe trans­pa­rent kom­mu­ni­ziert und geplant, sodass einem fina­len Pro­jekt­er­folg nichts mehr im Wege steht!

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